Компьютер для бухгалтера - Филатова Виолетта - Страница 24

• Форматирование листа

• Построение диаграмм

Редактирование ячеек

Под редактированием ячеек понимается ввод данных в ячейку и любое другое изменение ее содержимого. В этом разделе мы расскажем о том, какими могут быть значения ячеек, познакомимся с особенностями ввода значений при редактировании даты и времени, а также поговорим о вводе формул.

Ввод текста и данных

Чтобы занести данные в ячейку, выделите ее и начинайте ввод.

Текст, который вы вводите, отображается в окне документа в двух местах: в самой ячейке и в строке формул. Строку формул можно рассматривать как листок бумаги для черновых записей. Вводимые в ней символы не сохраняются в ячейке до тех пор, пока вы явно не подтвердите ввод нажатием клавиши Enter.

1. Щелкните в строке формул и начинайте ввод данных (рис. 9.1).

2. Для того чтобы удалить ошибочно введенный символ, нажмите клавишу Backspace.

3. После окончания ввода нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке Ввод слева от строки ввода. Данные в ячейку введены.

4. Если вы хотите отменить изменения, нажмите клавишу Esc или щелкните на кнопке Отмена слева от строки ввода.

Рис. 9.1. Ввод текстовых данных в ячейку

Задание 1

Потренируйтесь вводить данные в ячейки:

1. Откройте сохраненный ранее документ.

2. Выберите лист 2 (этот лист пока пустой).

3. В ячейку с адресом А1 введите фразу Журнал операций и нажмите клавишу Enter.

4. Сохраните изменения командой Файл > Сохранить.

5. Для внесения изменений дважды щелкните в ячейке А1 и измените ее значение на Журнал хозяйственных операций.

6. Снова сохраните внесенные изменения.

Ввод чисел

При вводе чисел можно использовать следующие символы: цифры от 0 до 9, знаки числа (минус и плюс), а также символ экспоненты Е (е).

...

Примечание

Символ экспоненты используется для ввода больших и малых чисел в научном, или экспоненциальном, формате. Например, число 0,005 в таком формате будет выглядеть так: +5Е-03.

Как только в ячейку вводится символ, не являющийся допустимым для числа, данные в ячейке воспринимаются как текст. Если значение ячейки воспринимается программой как текстовое, ее содержимое выравнивается по левому краю, а если оно образует число, то по правому.

...

Примечание

По умолчанию формат ячеек определяется как Общий. Это значит, что вы можете вводить в ячейку текст, числа, а также даты, время и дроби. Этот формат рекомендуется устанавливать, когда заранее не известно, что будет находиться в ячейке. Информация в ней все равно будет распознана правильно. Однако иногда требуется указать рядом с числами знаки денежных единиц или процентов или вывести определенное количество знаков после запятой. В этом случае используются другие форматы, о которых мы поговорим далее.

Ввод даты и времени

При вводе даты в качестве разделителя можно использовать точку или косую черту: 01.02.2001 или 01/02/02. Например, после ввода в ячейку значения 1/2 оно будет интерпретировано как дата: 1 февраля (01.февр).

...

Совет

Если необходимо ввести дробь (1/2, 1/3 и т. д.), введите ноль, пробел и дробь (например 0 1/3). В ячейку будет введена дробь 1/3.

Редактирование данных

Если данные в ячейку внесены неправильно, сделайте ячейку активной и вводите новые данные. Старая информация будет удалена из ячейки.

Если необходимо изменить лишь часть данных в ячейке, дважды щелкните на ней, чтобы там появился курсор, и вводите информацию в ячейку с клавиатуры. Можно также нажать клавишу F2 или щелкнуть в строке формул.

Когда текст не помещается в ячейке полностью, он отображается поверх следующей ячейки, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, вывод текста прекращается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, выделите ячейку и взгляните на строку формул или сделайте ячейку шире. Для этого наведите указатель мыши на правую границу текущего столбца в строке заголовков, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. Удерживая левую кнопку мыши, изменяйте размеры ячейки до необходимых. При двойном щелчке на границе столбца его ширина будет подобрана автоматически по максимальной ширине значений в столбце.

Вставка строк и столбцов

Довольно часто бывает сложно сразу правильно разбить таблицу на графы. Иногда возникает необходимость дополнить уже набранный документ новыми столбцами или строками. Чтобы добавить в таблицу столбец, выполните следующие действия:

1. Щелкните мышью на заголовке столбца, перед которым надо вставить новый столбец.

2. Выберите в контекстном меню команду Добавить ячейки.

Ввод формул

В ячейки Excel можно вводить не только текст или числа, но и формулы. Вне зависимости от того, насколько сложна создаваемая вами в Excel формула, первый элемент формулы всегда один и тот же – знак равенства. Для того чтобы вычислить, сколько будет 12 х 3, следует записать в ячейке формулу =12*3. Такая запись, может быть, несколько непривычна, однако для правильного взаимодействия с Excel приемлема только она. Формула может выглядеть и так: =А1*В1. Здесь А1 и В1 – адреса ячеек, в которых находятся определенные значения. Значения –это числа, даты, время, текст.

Порядок выполнения операций в формулах записывается с помощью операторов.Операторы – это условные обозначения, определяющие порядок действий со значениями. Умножение, деление, сложение и вычитание – операторы, которые мы используем в сжатом виде, то есть в виде символов или условных обозначений.

В Excel предусмотрено несколько видов операторов. Перечень знаков операторов и их описание приводятся в табл. 9.1.

Таблица 9.1. Действие математических операторов

В формуле для задания очередности выполнения операций допустимо использовать операторные скобки, например: =(А1+В2)/12.

Подробнее об использовании формул будет рассказано в следующей главе.

Работа с диапазонами ячеек

При вводе большого количества информации удобно использовать специальные возможности программы Excel. О них и рассказывается в данном разделе.

Перетаскивание элементов

Существует несколько способов выполнения операции перемещения. Простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом:

1. Выделите диапазон для перемещения.

2. Поместите указатель мыши на рамку выделенного диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку.

3. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выделенный объект на новое место. При этом рамка выделения будет перемещаться вместе с указателем. Она обозначает перемещаемый объект.

4. Отпустите кнопку мыши, и выделенный фрагмент займет новое место.

Если при перетаскивании выделенного объекта нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку со знаком «плюс» – признак того, что выделенный объект будет скопирован, а не перемещен.

Вырезание и вставка

Выполнить перемещение объекта в новое место можно также с помощью операций вырезания и вставки. Чаще всего сделать это бывает проще, чем осуществить перетаскивание, так как в этом случае не надо беспокоиться о точном расположении перемещаемой рамки. Для вырезания и вставки объекта в новое место надо выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейку или диапазон.

2. Щелкнуть на кнопке Вырезать. Граница выделенного диапазона превращается в подвижную прерывистую серую рамку. (Чтобы отменить выделение и выделить другой объект, нажмите клавишу Esc.)